ALUR PEMBELIAN (CV. MEDIATAMA)
Pembelian merupakan salah satu bagian yang
penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan sebab pembelian merupakan
aktivitas awal dari operasional perusahaan. Berikut ini merupakan salah satu
contoh alur pembelian yang ada dalam usaha dagang. Pembelian
yang terjadi atau yang dilakukan oleh CV. Mediatama adalah 100%
Pembelian Kredit, dalam hal ini
transaksi pembelian ditandai atau diawali dari adanya permintaan dari
masing-masing sales untuk meminta barang yang sudah habis kepada fungsi gudang
yang kemudian fungsi gudang mengecek persediaan barang tersebut melalui data
persediaan yang ada didalam komputer dan jika persediaan telah mencapai batas
minimum maka secara otomatis fungsi pembelian akan membuat surat permintaan
pembelian barang yang akan diotorisasi oleh kepala bagian pembelian kemudian
akan dilakukan pemesanan kepada pemasok
barang yang akan dipesan.
DOKUMEN YANG
DIGUNAKAN
Beberapa
dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
terdiri atas :
1. Surat Order
Pembelian
Pada PT.
Stars Internasional dokumen ini lebih sering disebut dengan istilah Purchase
Order (PO). Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih. Dokumen ini berisi nama, atau jenis barang, jumlah barang
yang dipesan, ukuran, harga per unit, harga eceran, total harga (nett), tempo
pembayaran, dan tanggal pengiriman. Surat Order Pembelian ini terdiri dari tiga
rangkap. Rangkap pertama berwarna putih dipegang oleh Pemasok, rangkap kedua
berwarna merah dipegang oleh Bagian Pembelian, dan rangkap yang ketiga berwarna
kuning dipegang oleh Bagian Keuangan.
2.
Pertelaan Barang Masuk (PBM)
Dokumen
ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang
diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas
seperti yang tercantum dalam Surat Order Pembelian. Pertelaan barang
masuk terdiri dari 3 rangkap. Rangkap pertama dipegang oleh Supplier, lembar
kedua dipegang oleh bagian gudang, dan lembar ketiga dipegang oleh bagian
keuangan.
3.
Faktur
Dokumen
ini diperoleh dari pemasok yang digunakan sebagai bukti bertambahnya
utang karena telah dilakukannya pembelian kredit. Faktur terdiri dari dua
rangkap, rangkap pertama dipegang oleh perusahaan dan rangkap kedua dipegang
oleh pemasok.
4.
Tanda Terima Barang
Dokumen
ini digunakan sebagai bukti bahwa barang yang dipesan telah diterima di gudang.
Bagian gudang akan mencatatnya ke dalam pertelaan barang masuk dan
keluar.
JARINGAN
PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM
Dalam sistem pembelian pada perusahaan terdiri dari
beberapa prosedur yang membentuk jaringan itu yaitu :
1. Prosedur Permintaan Pembelian Dalam
prosedur ini, bagian gudang akan melakukan permintaan pembelian kepada
bagian pembelian jika persediaan digudang sudah menipis. Selain itu, bagian
pembelian juga akan melakukan pemesanan barang dengan melihat data persediaan
di komputer setiap tiga kali seminggu.
2. Prosedur
permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini, bagian
pembelian melakukan penawaran harga kepada pemasok dengan bernegosiasi supaya
mendapatkan harga yangterendah dengan mutu baik. Jika harga sudah disetujui
maka akandibuatkan surat order pembelian. Pemilihan pemasok
dilakukan secaralisan setelah melakukan beberapa
seleksi barang dengan memperhatikan mutu,
kualitas dan model barang yang
ditawarkannya.
3. Prosedur
Order Pembelian Dalam prosedur ini, bagian pengadaan barang sebagai fungsi
pembelian akan membuat surat order pembelian berdasarkanpengecekan pada data
persediaan. Pengecekan data persediaan dilakukan setiap tiga
minggu sekali oleh masing-masing
bagian atau kategori barang. Jika persediaan barang tersebut sudah mencapai
batas minimum maka bagian pembelian (merchandiser) membuat purchase order untuk
memesan kembali barang tersebut kepada pemasok yang bersangkutan. Pada saat
purchase order dibuat, bagian pengadaan akan mengisikannya sesuai dengan jenis,
nama barang, kode barang, ukuran dan harga yang akan dipesan kepada pemasok.
Jangka waktu pembayaran ditetapkan 90 hari kerja (tiga bulan) dihitung saat
barang sampai di gudang.
4. Prosedur
Penerimaan Barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan
pemeriksaanmengenai jenis, kuantitas, mutu barang
yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat
laporan penerimaan barang (pertelaan barang masuk) untuk menyatakan penerimaan
barang dari pemasok tersebut. Pada saat pemasok mengirimkan barang ke
perusahaan, pemasok membawa surat jalan, faktur penjualan pemasok, dan
lembar purchase order yang dipegang oleh pemasok
pada saat perusahaan memesan
barang. Pertelaan barang masuk terdiri dari
tiga rangkap. Lembar pertama dipegang
oleh supplier, lembar kedua dipegang oleh bagian gudang, dan lembar
ketiga dipegang oleh bagian keuangan. Satu
minggu setelah barang diterima di gudang,
bagian keuangan akan memberikan Bilyet Giro kepada pemasok untuk melunasi
pembayaran barang yang dibeli dari pemasok tersebut. Jumlah yang
tercantum di dalam Bilyet Giro
sesuai dengan nilai barang yang
dikirim oleh pemasok dengan tanggal jatuh tempo 90 hari setelah barang sampai
di gudang. Bilyet Giro ini harus diotorisasi oleh Direktur Utama atau Direktur
Keuangan.
5. Prosedur
Pencatatan Utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen
yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan
penerimaan barang, dan faktur
penjualan dari pemasok) dan
menyelenggarakan pencatatan utang pada kartu
hutang berdasarkan nama pemasok.
Gambar 1
Flowchart Sistem Pembelian Pada Perusahaan
Fungsi Pembelian Fungsi
Gudang
 |
 |
||
Ke Pemasok
Catatan :
SOP : Surat Order Pembelian
PBM :
Pertelaan Barang Masuk
BKK : Bukti Kas Keluar BG : Bilyet
Giro
Gambar 2
Flowchart Sistem Pembelian Pada
Perusahaan (lanjutan)
Fungsi Penerimaan Fungsi
Akuntansi
 |
 |
||||
 |
|||||
Dari Pemasok |
|||||
 |
|||||
 |
|||||
 |
 |
||
DESKRIPSI
BAGAN ALIR
Dari gambar flowchart diatas dapat digambarkan bahwa alur
pembelian pada perusahaan adalah sebagai berikut :
Langkah atau kegiatan dimulai dari fungsi pembelian yang
mana dalam hal ini ditangani oleh bagian pembelian (merchandiser) . setiap tiga
minggu sekali bagian pembelian melakukan pengecekan data persediaan
sesuai dengan kategori masingmasing bagian pembelian. Hal ini dikarenakan pada perusahaan
terdapat beberapa kategori sepatu dan sandal sehingga setiap kategorinya
terdapat satu orang yang menanganinya. Jika persediaan sudah mencapai batas
minimum, bagian pembelian akan melakukan pemesanan dengan membuat purchase
order yang berisikan jenis barang yang akan dipesan kepada pemasok. Purcahse
order tersebut terdiri dari rangkap tiga. Rangkap pertama dipegang oleh
pemasok, rangkap kedua dipegang oleh bagian pembelian dan rangkap ketiga
dipegang ole bagian keuangan. Pengarsipannya dilakukan berdasarkan nomor
purchase order. Kemudian setelah barang dikirim oleh pemasok dan diterima oleh
perusahaan, yang akan menanganinya adalah fungsi gudang dimana dalam hal ini
adalah bagian gudang. pada saat bagian gudang menerima barang bersamaan dengan
faktur penjualan dan fotokopi purcahse order dari pemasok maka bagian
gudang akan membuatkan tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang telah
diterima di gudang. tanda terima barang ini diotorisasi oleh bagian gudang dan
diarsipkan menurut nomor urut tanda terima.Langkah selanjutnya adalah
pemeriksaan barang yang dikirim oleh pemasok yang mana dalam hal ini fungsi
penerimaan ditangani oleh bagian penerimaan.
Penerimaan
akan melakukan pemeriksaan pada barang yang dikirim
supaya dicocokan dengan purchase order
yang dibuat oleh bagian pembelian. Setetelah selesai memeriksa, bagian
penerimaan membuat laporan penerimaan barang (pertelaan barang masuk).
Pertelaan barang masuk terdiri dari tiga
rangkap. Rangkap pertama dipegang oleh
pemasok, rangkap kedua dipegang oleh bagian gudang, dan rangkap ketiga dipegang
oleh bagian keuangan. Pengarsipannya dilakukan berdsarkan tanggal dibuatnya dan
nomor urut pertelaan barang masuk tersebut. Kemudian
setelah fungsi akuntansi yang ditangani
oleh bagian akuntansi menerima purcahse order rangkap ketiga akan melakukan
pencatatan. Sebelum melakukan pencatatan, bagian akuntansi akan memeriksa
terlebih dahulu dokumen-dokumen sumber yang berhubungan dengan pembelian
seperti faktur, purchase order dan pertelaan barang masuk supaya disesuaikan
hasil perkalian antara harga dengan unit yang dipesan sudah benar
sehingga tidak terjadi kesalahan pembayaran dalam pelunasan
kepada pemasok
Tidak ada komentar:
Posting Komentar