SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU
Proses pembelian bahan baku merupakan hal yang terpenting
dalam suatu proses bisnis. Proses berjalannya suatu bisnis terutama industri
yang bergerak dalam kegiatan produksi, membutuhkan bahan baku agar kegitan
produksi dapat berjalan sehingga mampu menciptakan suatu produk yang siap
dijual.
Pembelian adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh industri
terutama produksi untuk memperoleh bahan baku, perlengkapan atau peralatan.
Tujuan utamanya adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang
konsisten dengan kualitas yang sesuai standar yang ditentukann. Fungsi dari
pembelian untuk memastikan bahwa ada keseimbangan antara persediaan bahan
dengan tingkat inventaris sehingga perusahaan dapat mempertahankan posisi
labanya sepanjang menyangkut biaya bahan dan agar dapat terus beroprasi.
Sedangkan bahan baku adalah barang-barang yang diperoleh
untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh secara
langsung dari sumber-sumber alam.
A.
Tujuan Proses Pembelian Bahan Baku
Pembelian
barang baku merupakan hal yang sangat vital bagi sebuah industri manufaktur.
Dalam proses tersebut membutuhkan suatu prosedur yang sesuai dengan standar dan
kebutuhan. Jika tidak sesuai dengan standar yang ditentukan, bisa jadi suatu industri
manukfaktur tidak akan mendapat hasil yang maksimal dan akan mengalami
kebangkrutan.
1.
Mencegah
pemborosan. Pembelian barang baku disesuaikan dengan kebutuhan yang telah
disetujui.
2.
Mencegah
permaian harga. Setiap suplier didata dan diadakan tender agar sesuai dengan
kriteria yang dibutuhkan.
3.
Mencegah
pembelian fiktif.
4.
Mengefektifkan
proses pembelian dan transaksi.
B.
Divisi yang Terkait dengan Pembelian
Bahan Baku
1.
Divisi
Gudang
Divisi gudang bertanggung jawab
untuk mengajukan pembelian bahan baku sesuai dengan persedian yang ada digudang
kepada divisi pembelian. Selain itu divisi gudang memiliki fungsi untuk
mengatur bahan baku yang ada digudang.
2.
Divisi
Pembelian
Divisi pembelian bertanggung jawab
dalam menentukan pemasok/suplier, harga, jenis atau tipe bahan baku yang sudah
disesuaikan menurut standar perusahaan.
3.
Divisi
Penerimaan
Divisi penerimaan bertanggung jawab
atas penerimaan bahan baku yang masuk dan menjadi tempat pengecekan suatu bahan
baku layak atau tidak digunakan didalam perusahaan.
4.
Divisi
Akuntansi
Divisi akuntansi bertanggung jawab
terhadap pencatatan hutang dan pencatatan persediaan.
5.
Divisi
Keuangan
Divisi Keuangan bertanggung jawab atas pembayaran atau
pelunasan hutang bahan baku.
C.
Sistem yang Membentuk Prosedur
Pembelian Bahan Baku
1.
Prosedur
Permintaan Pembelian Bahan Baku
Dalam prosedur permintaan pembelian
bahan baku, divisi gudang mengajukan permintaan pembelian kepada divisi
pembelian dalam bentuk formulir surat permintaan bahan baku kepada divisi
pembelian.
2.
Prosedur
Pemilihan Pemasok/Suplier dan Penentuan Harga
Dalam hal ini divisi Pembelian
mengirimkan surat penawaran kepada pemasok untuk mendapatkan informasi harga,
kualitas barang serta syarat yang harus dipenuhi. Proses ini bisa digunakan
kebeberapa pemasok agar dapat mengetahui harga yang murah dengan kualitas
terbaik.
3.
Prosedur
Pemesanan Pembelian
Dalam proses ini, divisi pembelian
mengirimkan surat pesanan mengenai barang dan kuantitas barang yang akan
dipesan kepada pemasok yang telah dipilih dan telah menjalin kerjasama.
4.
Prosedur
Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini, divisi
penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu
barang yang datang.
5.
Prosedur
Pencatatan Hutang
Dalam prosedur ini, divisi akuntansi
memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan
menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan
hutang.
6.
Prosedur
Pembayaran
Dalam prosedur pembayaran, divisi
keuangan bertugas untuk melakukan pembayaran pesanan atau membayar utang pembelian.
D.
Dokumen-Dokumen Prosedur Pembelian
Bahan Baku
Dokumen-dokumen
yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku menurut
Mulyadi adalah sebagai berikut:
1.
Surat
Permintaan Pembelian (SPP).
2.
Surat
Permintaan Penawaran Harga (SPPH).
3.
Surat
Order Pembelian (SOP).
4.
Laporan
Penerimaan Barang (LPB).
5.
Surat
Perubahan Order (SPO).
6.
Bukti
Kas Keluar (BKK)
E.
Pengendalian Internal Prosedur
Pembelian Bahan Baku
Sistem
Pengendalian yang diterapkan dalam prosedur pembelian bahan baku adalah sebgai
berikut:
1.
Adanya
pemisahan kewenangan dan fungsi dari setiap divisi agar pekerjaan yang
dilakukan sesuai dengan ranah divisinya seperti : Divisi Gudang, Divisi
Pembelian, Divisi Penerimaan, Divisi Akuntansi, Divisi Keuangan.
2.
Adanya
sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data data yang berkaitan dengan
pembelian bahan baku. Adapun sistem otorisasi yang diterapkan adalah sebagai
berikut:
a. Surat permintaan pembelian bahan
baku di tandatangani oleh pejabat tertinggi didivisi gudang.
b. Setiap pemilihan pemasok harus
disetujui manager didivisi pembelian dan direktur utama.
c. Setiap pembelian bahan baku harus
disetujui manager pembelian dan manager keuangan.
d. Laporan penerimaan barang harus
ditanda tangani oleh divisi penerimaan dan divisi gudang.
e. Setiap pencatatan yang dilakukan
oleh bagian akuntansi harus berdasarkan dokumen yang telah diotorisasi oleh
manager akuntansi.
f. Sebelum melakukan pembayaran , harus
ada otorisasi oleh direktur utama, manager keuangan dan manager akuntansi.
3.
Otorisasi
tambahan untuk pengendalian Setiap dokumen harus mempunyai kode dan nomer urut
agar mudah dalam pencatatan dan pengarispan. Dilakukan pengarsipan dokumen yang
masuk atau keluar disetiap divisi. Tujuan dilakuakn pengarsipan agar memudahkan
dalam penemuan kembali. Setiap dokumen yang akan diberikan harus ada tanda
otorisasi oleh pihak yang bertanggung jawab. Penyimpanan arsip dilakukan
perdivisi dengan masa pakai minimal 5 tahun
Sumber: Supawi Pawenang, 2016, Modul Akuntansi Biaya,
Surakarta: Universitas Islam Batik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar